Política de privacidad y tratamiento de datos personales

La presente política informa cómo ADMIPOSADA recolecta, utiliza, almacena, consulta, transmite, protege y elimina los datos personales obtenidos mediante su sitio web y demás canales de contacto. También explica los derechos de los titulares y los mecanismos disponibles para ejercerlos.

Vigente desde el 2 de agosto de 2026

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es:

Razón social: ADMINISTRACIONES POSADA & CIA S.A.S.
Nombre comercial: ADMIPOSADA & CIA S.A.S.
NIT: 830.039.467-6
Matrícula mercantil: 00839598
Cámara de Comercio: Cámara de Comercio de Bogotá
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Dirección: Carrera 55 C No. 174-20, Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: servicioalcliente@admiposada.com
Teléfono principal: (601) 753 1632
Teléfono secundario: (601) 222 5158
WhatsApp: +57 300 363 3160

El Área de Servicio al Cliente es la encargada de recibir y tramitar las consultas, peticiones y reclamos relacionados con datos personales.

2. Objeto

Esta política establece los criterios aplicados por ADMIPOSADA para el tratamiento de los datos personales de las personas naturales que se comuniquen o mantengan una relación con la empresa.

La política busca garantizar el derecho de los titulares a conocer, actualizar, rectificar, consultar y, cuando resulte procedente, suprimir sus datos o revocar la autorización concedida.

3. Alcance

Esta política se aplica a los datos personales recolectados mediante:

El sitio web de ADMIPOSADA.
Formularios de contacto.
Correo electrónico.
WhatsApp.
Llamadas telefónicas.
Reuniones presenciales o virtuales.
Solicitudes de información.
Propuestas comerciales.
Contratos y relaciones de prestación de servicios.
Peticiones, quejas y reclamos.
Otros canales autorizados por ADMIPOSADA.

También se aplica a la información almacenada en bases de datos o archivos administrados por ADMIPOSADA cuando la empresa actúe como responsable del tratamiento.

4. Marco normativo

Esta política se adopta de conformidad con la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 incorporado en el Decreto 1074 de 2015 y las demás disposiciones colombianas relacionadas con la protección de datos personales.

5. Principios aplicables

ADMIPOSADA tratará los datos personales de acuerdo con los siguientes principios:

Legalidad

El tratamiento se realizará conforme a las disposiciones legales aplicables.

Finalidad

Los datos serán tratados para propósitos legítimos, específicos e informados al titular.

Libertad

Salvo las excepciones legales, el tratamiento requerirá autorización previa, expresa e informada del titular.

Veracidad o calidad

La información deberá ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

Transparencia

El titular podrá solicitar información sobre la existencia y utilización de sus datos personales.

Acceso y circulación restringida

Los datos solo podrán ser tratados por personas autorizadas y para las finalidades permitidas.

Seguridad

ADMIPOSADA adoptará medidas razonables para proteger la información contra pérdida, alteración, consulta, uso o acceso no autorizado.

Confidencialidad

Las personas que intervengan en el tratamiento deberán mantener la reserva de la información, incluso después de finalizar su relación con ADMIPOSADA.

6. Datos personales que podemos recolectar

Dependiendo de la relación y del canal utilizado, ADMIPOSADA podrá recolectar las siguientes categorías de información:

Datos de identificación

Nombre y apellidos.
Tipo y número de identificación, cuando sea necesario.
Firma, cuando corresponda.
Cargo, función o relación con una copropiedad.

Datos de contacto

Correo electrónico.
Número de teléfono.
Número de WhatsApp.
Dirección física.
Ciudad o ubicación.

Información de la copropiedad

Nombre de la copropiedad.
Dirección o zona.
Tipo de inmueble.
Número aproximado de unidades.
Relación del solicitante con la copropiedad.
Necesidades administrativas, económicas, contables u operativas.
Información incluida voluntariamente en mensajes o solicitudes.

Información comercial y contractual

Solicitudes de información.
Propuestas presentadas.
Servicios de interés.
Comunicaciones comerciales.
Información precontractual y contractual.
Historial de atención y seguimiento.

Información administrativa, contable y operativa

Cuando exista una relación contractual, ADMIPOSADA podrá tratar información necesaria para gestionar los servicios de administración de propiedad horizontal, cumplir obligaciones contables y contractuales y atender los procesos administrativos de la copropiedad.

Información técnica

El sitio puede generar o recibir información técnica básica relacionada con:

Dirección IP.
Tipo de dispositivo.
Navegador.
Sistema operativo.
Fecha y hora de acceso.
Registros técnicos y de seguridad.
Páginas consultadas.
Información necesaria para el funcionamiento y protección del sitio.

Esta información dependerá de la configuración técnica, el alojamiento y las herramientas efectivamente utilizadas.

7. Finalidades del tratamiento

ADMIPOSADA podrá tratar los datos personales para las siguientes finalidades:

Atender consultas y solicitudes de información.
Identificar y contactar al solicitante.
Comprender las necesidades de una copropiedad.
Programar reuniones, llamadas o visitas.
Preparar, presentar y hacer seguimiento a propuestas.
Evaluar la viabilidad y el alcance de un posible servicio.
Gestionar relaciones precontractuales y contractuales.
Prestar y hacer seguimiento a los servicios contratados.
Administrar las relaciones con consejos de administración, propietarios, residentes, proveedores, contratistas y demás partes relacionadas.
Gestionar procesos administrativos, económicos, contables, documentales y operativos.
Atender peticiones, consultas, quejas y reclamos.
Verificar la calidad y oportunidad de la atención.
Mantener un registro de las comunicaciones.
Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y contractuales.
Ejercer o defender derechos en procedimientos administrativos, judiciales o extrajudiciales.
Prevenir fraudes, usos indebidos e incidentes de seguridad.
Proteger la información, los sistemas y los canales de ADMIPOSADA.
Realizar controles internos, auditorías y gestión de riesgos.
Enviar información institucional o comercial relacionada con los servicios de ADMIPOSADA cuando exista autorización o una base legal que lo permita.
Actualizar, corregir, organizar y depurar las bases de datos.
Cumplir requerimientos de autoridades competentes.
Realizar las demás actividades necesarias para desarrollar el objeto social de ADMIPOSADA, respetando las finalidades informadas y la legislación aplicable.

8. Autorización del titular

Salvo las excepciones previstas en la ley, ADMIPOSADA solicitará autorización previa, expresa e informada antes o al momento de recolectar los datos personales.

La autorización podrá obtenerse mediante:

Formularios físicos o electrónicos.
Casillas de aceptación.
Correos electrónicos.
Mensajes de datos.
Documentos contractuales.
Grabaciones autorizadas.
Conductas inequívocas del titular.
Cualquier otro mecanismo que permita demostrar y consultar posteriormente la autorización.

El silencio del titular no será considerado autorización.

ADMIPOSADA conservará evidencia de las autorizaciones mediante mecanismos razonables y apropiados para el canal utilizado.

9. Casos en los que no se requiere autorización

La autorización no será necesaria en los casos permitidos por la legislación, entre ellos:

Información requerida por una autoridad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
Datos de naturaleza pública.
Situaciones de urgencia médica o sanitaria.
Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
Otros eventos expresamente autorizados por la normativa.

Aunque no se requiera autorización, ADMIPOSADA aplicará los principios y obligaciones correspondientes al tratamiento de datos personales.

10. Derechos de los titulares

El titular de los datos personales tiene derecho a:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando legalmente no sea necesaria.
Ser informado sobre el uso dado a sus datos.
Acceder gratuitamente a sus datos personales.
Presentar consultas, peticiones y reclamos.
Solicitar la corrección de información inexacta, incompleta, fraccionada o que induzca a error.
Solicitar la supresión de los datos cuando resulte procedente.
Revocar la autorización cuando resulte legalmente posible.
Solicitar la suspensión de comunicaciones comerciales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio después de agotar el trámite correspondiente ante ADMIPOSADA.
Ejercer los demás derechos reconocidos por la legislación colombiana.

La solicitud de supresión o revocatoria no procederá cuando el titular tenga el deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o cuando la información sea necesaria para cumplir una obligación vigente.

11. Personas facultadas para ejercer los derechos

Los derechos podrán ser ejercidos por:

El titular, acreditando su identidad.
Los causahabientes del titular, acreditando su condición.
El representante o apoderado del titular, acreditando la representación.
La persona autorizada expresamente por el titular.
El representante legal de un menor, cuando corresponda.

Las solicitudes presentadas por una persona distinta del titular deberán incluir los documentos necesarios para demostrar su legitimación.

12. Canal para consultas y reclamos

Las solicitudes relacionadas con datos personales pueden enviarse a:

Correo electrónico: servicioalcliente@admiposada.com
Dirección: Carrera 55 C No. 174-20, Bogotá D.C., Colombia

La comunicación debe indicar:

Nombre completo del titular.
Tipo y número de identificación, cuando sea necesario.
Datos de contacto para recibir respuesta.
Descripción clara de la consulta, petición o reclamo.
Derecho que desea ejercer.
Documentos que acrediten la identidad o representación.
Soportes que considere pertinentes.

ADMIPOSADA podrá solicitar información adicional cuando resulte necesaria para identificar al titular, localizar los datos o comprender la solicitud.

13. Procedimiento para consultas

El titular o la persona autorizada podrá consultar la información personal que repose en las bases de datos de ADMIPOSADA.

La consulta será atendida en un término máximo de diez días hábiles contados desde su recepción.

Cuando no sea posible responder dentro de dicho término, ADMIPOSADA informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la que atenderá la consulta. El término adicional no superará cinco días hábiles.

14. Procedimiento para reclamos

Los reclamos relacionados con corrección, actualización, supresión, revocatoria o presunto incumplimiento deben incluir:

Identificación del titular.
Descripción de los hechos.
Petición concreta.
Dirección o medio para recibir respuesta.
Documentos y soportes pertinentes.

Si el reclamo está incompleto, ADMIPOSADA solicitará la información faltante dentro de los cinco días hábiles siguientes a su recepción.

Si transcurren dos meses desde la solicitud de información adicional sin que el interesado responda, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos la anotación correspondiente, cuando resulte aplicable.

El reclamo será atendido en un término máximo de quince días hábiles contados desde el día siguiente a su recepción.

Cuando no sea posible atenderlo dentro de dicho término, ADMIPOSADA informará los motivos de la demora y la fecha de respuesta. El término adicional no superará ocho días hábiles.

15. Datos sensibles

Los datos sensibles son aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.

El formulario comercial del sitio no solicita datos sensibles. El usuario debe abstenerse de enviar información sensible que no sea necesaria para atender su solicitud.

Cuando ADMIPOSADA requiera tratar esta clase de información:

Informará al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento.
Identificará cuáles datos son sensibles.
Explicará la finalidad específica.
Solicitará autorización explícita cuando sea necesaria.
Aplicará medidas reforzadas de seguridad y confidencialidad.

16. Datos de niños, niñas y adolescentes

El sitio web y sus formularios comerciales no están dirigidos a niños, niñas o adolescentes.

ADMIPOSADA evitará recolectar datos de menores mediante el sitio, salvo que resulte estrictamente necesario, se respete su interés superior y se cuente con la autorización correspondiente.

Cuando sea necesario tratar datos de menores, se respetarán sus derechos prevalentes y se valorará su opinión de acuerdo con su edad y madurez.

17. Información de terceros

Cuando un usuario suministre datos personales de otra persona, declara que cuenta con autorización o con una base legal válida para comunicarlos.

El usuario deberá informar al tercero sobre las finalidades del tratamiento y la posibilidad de consultar esta política.

ADMIPOSADA podrá solicitar evidencia de la autorización o abstenerse de utilizar la información cuando no resulte posible verificar su procedencia legítima.

18. Encargados y proveedores

ADMIPOSADA podrá contratar proveedores, profesionales, contratistas o plataformas tecnológicas que necesiten tratar datos personales para prestar servicios relacionados con:

Alojamiento del sitio web.
Correo electrónico.
Almacenamiento y copias de seguridad.
Soporte y mantenimiento tecnológico.
Seguridad informática.
Gestión administrativa y contable.
Atención de comunicaciones.
Asesoría profesional.
Gestión documental.
Otros servicios necesarios para la operación.

Estos terceros actuarán como encargados o proveedores y deberán tratar la información conforme a las instrucciones de ADMIPOSADA, mantener la confidencialidad y aplicar medidas de seguridad apropiadas.

El acceso de un proveedor estará limitado a la información necesaria para cumplir la función contratada.

19. Transmisión y transferencia de información

ADMIPOSADA podrá transmitir datos personales a proveedores que los traten por cuenta de la empresa para cumplir las finalidades autorizadas.

Algunos proveedores tecnológicos pueden operar o almacenar información fuera de Colombia. En estos casos, ADMIPOSADA procurará aplicar las medidas contractuales y legales correspondientes.

La transferencia de datos a un tercero que actúe como responsable independiente estará sujeta a la autorización del titular o a otra base legal válida, cuando sea necesario.

20. Entrega de información a autoridades

ADMIPOSADA podrá suministrar datos personales a autoridades administrativas, judiciales, tributarias o de control cuando:

Exista una obligación legal.
Se presente una orden válida.
La información sea necesaria para atender un procedimiento.
La entrega esté permitida por la legislación.

La información entregada estará limitada a lo necesario para cumplir el requerimiento correspondiente.

21. Seguridad de la información

ADMIPOSADA adoptará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables para proteger los datos personales contra:

Pérdida.
Alteración.
Uso indebido.
Consulta no autorizada.
Acceso fraudulento.
Divulgación no autorizada.
Destrucción.
Tratamiento contrario a esta política.

Estas medidas podrán incluir controles de acceso, deberes de confidencialidad, copias de seguridad, actualización de sistemas, restricciones internas y procedimientos para atender incidentes.

Ningún sistema es completamente infalible. Si se presenta un incidente que afecte datos personales, ADMIPOSADA adoptará las medidas razonables de evaluación, contención, corrección y comunicación exigidas por la normativa.

22. Conservación de los datos

Los datos personales serán conservados durante el tiempo necesario para:

Cumplir las finalidades informadas.
Atender la solicitud del titular.
Mantener una relación comercial o contractual.
Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y documentales.
Atender reclamaciones.
Ejercer o defender derechos.
Cumplir los términos de conservación exigidos por la ley.

Cuando la información deje de ser necesaria, ADMIPOSADA podrá eliminarla, anonimizarla o bloquearla de acuerdo con las reglas aplicables.

La solicitud de supresión no obligará a eliminar información que deba conservarse por una obligación legal o contractual.

23. Comunicaciones comerciales

ADMIPOSADA podrá enviar información sobre sus servicios cuando cuente con autorización o con otra base legal aplicable.

El titular podrá solicitar en cualquier momento la suspensión de comunicaciones promocionales escribiendo a:

servicioalcliente@admiposada.com

La suspensión de mensajes publicitarios no impedirá el envío de comunicaciones necesarias para gestionar una solicitud, relación contractual, obligación legal o asunto de servicio.

24. Sitio web y tecnologías de funcionamiento

El sitio puede utilizar elementos técnicos necesarios para:

Mostrar correctamente sus contenidos.
Mantener la seguridad.
Prevenir usos indebidos.
Recordar preferencias básicas.
Conservar la estabilidad y disponibilidad del servicio.

Cuando se incorporen herramientas de analítica, publicidad, mapas, videos, chat, formularios externos u otras tecnologías que amplíen el tratamiento, ADMIPOSADA actualizará la información disponible y solicitará el consentimiento cuando corresponda.

Los detalles sobre estas tecnologías estarán disponibles en la Política de cookies.

25. Enlaces externos

El sitio puede contener enlaces a servicios externos como WhatsApp, correo electrónico, fuentes normativas u otros sitios.

Al ingresar a una plataforma externa, el tratamiento de información realizado por ese tercero estará sujeto a sus propias políticas de privacidad y condiciones de uso.

ADMIPOSADA recomienda revisar las políticas correspondientes antes de suministrar información personal en plataformas externas.

26. Aviso de privacidad

Cuando no sea posible poner esta política completa a disposición del titular al momento de recolectar sus datos, ADMIPOSADA podrá utilizar un aviso de privacidad.

El aviso informará, como mínimo:

La identidad y datos de contacto del responsable.
Las finalidades del tratamiento.
Los derechos del titular.
Los mecanismos para consultar esta política.
El carácter facultativo de las respuestas relacionadas con datos sensibles o datos de menores, cuando corresponda.

27. Cambios en la política

ADMIPOSADA podrá modificar esta política para reflejar cambios normativos, corporativos, tecnológicos, operativos o relacionados con el tratamiento de información.

Las modificaciones serán publicadas en esta página.

Cuando se realicen cambios sustanciales en las finalidades del tratamiento, se informará a los titulares mediante mecanismos razonables y se solicitará una nueva autorización cuando resulte legalmente necesaria.

28. Vigencia

Esta Política de privacidad y tratamiento de datos personales rige desde el 2 de agosto de 2026.

Las bases de datos administradas por ADMIPOSADA tendrán vigencia durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades informadas y las obligaciones legales, contractuales y operativas aplicables.

29. Contacto

Para consultas, peticiones o reclamos relacionados con datos personales puede comunicarse con:

ADMINISTRACIONES POSADA & CIA S.A.S.
Nombre comercial: ADMIPOSADA & CIA S.A.S.
NIT: 830.039.467-6
Matrícula mercantil: 00839598
Cámara de Comercio: Cámara de Comercio de Bogotá
Dirección: Carrera 55 C No. 174-20, Bogotá D.C., Colombia
Correo electrónico: servicioalcliente@admiposada.com
Teléfono principal: (601) 753 1632
Teléfono secundario: (601) 222 5158
WhatsApp: +57 300 363 3160

Última actualización: 2 de agosto de 2026.